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Developer

Sparten und Kategorien

Legt Sparten an oder ändert sie, mit Kürzel, Beschreibung, Oberkategorie und optionalem Zugriffs-Tag.

Format
CSV (Semikolon oder Komma)
Rechte
Kontakte (CRM) mit Schreibrecht
Beispieldateien
sparten-beispiel_technisch.csv (technische Spaltennamen)
sparten-beispiel_anwender.csv (deutsche Spaltennamen)

Kurz gesagt: Mit dieser Datei legt ihr eure Sparten an oder ändert sie. vynst (inwendo ERP) erkennt vorhandene Sparten an ihrer Nummer wieder.

Wofür ihr das braucht

Sparten sind die Grundlage für Mitgliedschaften, Angebote und Zugriffe. Erst die Sparten anlegen, dann die Mitgliedschaften importieren.

Bevor ihr startet

  • Rechte: Ihr braucht das Schreibrecht für Kontakte (CRM). Administratorrechte sind nicht nötig.
  • Oberkategorie zuerst: Steht eine Oberkategorie in der Datei, muss sie weiter oben stehen oder schon in vynst vorhanden sein. Sonst bleibt die Zuordnung leer.
  • Keine Löschung: Sparten, die in der Datei fehlen, bleiben in vynst erhalten.

Datei vorbereiten

  • Dateiname: Er muss .csv enthalten, zum Beispiel sparten.csv.
  • Kopfzeile: Die ersten Spalten lauten UNIFIED_CATEGORY_IDENTIFIER und UNIFIED_CATEGORY_NAME in dieser Reihenfolge. Alternativ steht UNIFIED_CATEGORY_SHORT_IDENTIFIER zwischen beiden.
  • Trennzeichen: Semikolon oder Komma. Die Kopfzeile zeigt, welches verwendet wird.
  • Nummern: Verwendet Kürzel mit Buchstaben, zum Beispiel FB. Eine reine Zahl sucht vynst zuerst als eure Nummer aus einem früheren Import. Gibt es keine, sucht vynst sie als interne Nummer. Trifft das eine andere Sparte, wird diese geändert. Prüft deshalb bei Zahlen die Liste nach dem ersten Import.
  • Ja/Nein: ja oder nein.

Spalten

Spalte Pflicht Inhalt Beispiel
UNIFIED_CATEGORY_IDENTIFIER ja Eure Nummer der Sparte. Sie wird als Import-ID gespeichert. FB
UNIFIED_CATEGORY_NAME ja Name der Sparte Fußball
UNIFIED_CATEGORY_SHORT_IDENTIFIER nein Kurzzeichen. Ohne Angabe wird die Nummer übernommen, wenn sie nicht rein numerisch ist. FB
UNIFIED_CATEGORY_SLUG nein Kennung für Web-Adressen fussball
EXTERNAL_IDENTIFIER_ONE, EXTERNAL_IDENTIFIER_TWO nein Zusätzliche Nummern aus anderen Systemen 4711
INTERNAL_DESCRIPTION nein Beschreibung nur für euch Abteilung seit 1975
EXTERNAL_DESCRIPTION nein Beschreibung für Mitglieder Ballsport für alle Altersklassen
IS_UI_FILTER nein ja, wenn die Sparte als Filter erscheint ja
IS_PUBLIC nein ja, wenn die Sparte öffentlich sichtbar ist ja
Strasse (ADDRESS_STREET) nein Straße ohne Hausnummer. Auch erlaubt: Straße. Sportplatzweg
Hausnummer (ADDRESS_HOUSE_NUMBER) nein Hausnummer, getrennt von der Straße. Auch erlaubt: Hausnr., Haus-Nr.. 1
Adresszusatz (ADDRESS_CO) nein Zusatz zur Anschrift. Auch erlaubt: Zusatzadresse.
PLZ (ADDRESS_ZIP) nein Postleitzahl. Auch erlaubt: Postleitzahl. 12345
Ort (ADDRESS_CITY) nein Ort. Auch erlaubt: Stadt, Wohnort. Musterstadt
Bundesland (ADDRESS_ADMIN_LEVEL_1) nein Bundesland. Bayern
Land (ADDRESS_COUNTRY) nein Ländercode, zum Beispiel DE. Auch erlaubt: Staat. DE
E-Mail (CONTACT_EMAIL) nein Haupt-E-Mail-Adresse. Auch erlaubt: E-Mail-Adresse. fussball@example.org
E-Mail 2 (CONTACT_SECONDARY_EMAIL) nein Zweite E-Mail-Adresse. Wird als Haupt-E-Mail genutzt, wenn die erste leer ist. Auch erlaubt: E-Mail-Adresse 2.
Telefon (CONTACT_PHONE) nein Haupttelefonnummer. Auch erlaubt: Telefonnummer. 0123 4567100
Telefon 2 (CONTACT_SECONDARY_PHONE) nein Zweite Telefonnummer. Wird genutzt, wenn die erste leer ist. Auch erlaubt: Mobiltelefon.
Telefon 3 (CONTACT_TERTIARY_PHONE) nein Dritte Telefonnummer. Wird genutzt, wenn die beiden ersten leer sind. Auch erlaubt: Diensttelefon.
Telefax (CONTACT_FAX) nein Faxnummer. Auch erlaubt: Fax.
Webseite (CONTACT_WEBSITE) nein Internetadresse. Auch erlaubt: Website, Homepage. https://www.example.org/fussball
PARENT_IDENTIFIER nein Nummer der Oberkategorie. Eine leere Zelle löst die Oberkategorie. FB
CREATE_ACCESS_TAG nein Legt ein Zugriffs-Tag mit dem Kürzel an. Siehe unten. ja

Wichtig bei CREATE_ACCESS_TAG: Jeder Wert außer leer und 0 legt ein Zugriffs-Tag an, auch nein oder false. Lasst die Zelle leer oder tragt 0 ein, wenn kein Tag entstehen soll.

Beispiel

UNIFIED_CATEGORY_IDENTIFIER;UNIFIED_CATEGORY_NAME;UNIFIED_CATEGORY_SHORT_IDENTIFIER;UNIFIED_CATEGORY_SLUG;EXTERNAL_IDENTIFIER_ONE;EXTERNAL_IDENTIFIER_TWO;INTERNAL_DESCRIPTION;EXTERNAL_DESCRIPTION;IS_UI_FILTER;IS_PUBLIC;ADDRESS_STREET;ADDRESS_HOUSE_NUMBER;ADDRESS_CO;ADDRESS_ZIP;ADDRESS_CITY;ADDRESS_ADMIN_LEVEL_1;ADDRESS_COUNTRY;CONTACT_EMAIL;CONTACT_SECONDARY_EMAIL;CONTACT_PHONE;CONTACT_SECONDARY_PHONE;CONTACT_TERTIARY_PHONE;CONTACT_FAX;CONTACT_WEBSITE;PARENT_IDENTIFIER;CREATE_ACCESS_TAG
FB;Fußball;FB;fussball;SP-EXT-FB-1;SP-EXT-FB-2;Abteilung seit 1975;Ballsport für alle Altersklassen;ja;ja;Sportplatzweg;1;;12345;Musterstadt;Bayern;DE;fussball@example.org;;0123 4567100;;;;https://www.example.org/fussball;;ja
FB-JUG;Fußball Jugend;FB-JUG;fussball-jugend;SP-EXT-FBJ-1;;Jugendabteilung, Ansprechpartner im Vorstand;Training für Kinder bis 14 Jahre;nein;ja;Sportplatzweg;1;;12345;Musterstadt;Bayern;DE;;;;;;;;FB;ja
TUR;Turnen;TUR;turnen;SP-EXT-TUR-1;;Turnabteilung;;nein;ja;Hallenweg;4;;12345;Musterstadt;Bayern;DE;turnen@example.org;;0123 4567200;;;;;;

Beispieldateien: sparten-beispiel_technisch.csv mit den technischen Spaltennamen, sparten-beispiel_anwender.csv mit den deutschen Spaltennamen.

Die Sparte FB-JUG ist Unterkategorie von FB. Die Sparte TUR bekommt kein Zugriffs-Tag, weil die letzte Zelle leer ist.

So geht’s

  1. Legt die Oberkategorien zuerst in der Datei an.
  2. Öffnet Einstellungen → Import.
  3. Klickt auf Hinzufügen und wählt die Datei aus.
  4. Lest das Protokoll und prüft die Anzahl der gelesenen Zeilen.

Gut zu wissen

  • Ein erneuter Import mit derselben Nummer ändert die Sparte. Spalten, die in der Datei fehlen, bleiben unverändert.
  • Steht eine Spalte in der Datei, aber eine Zelle ist leer, wird das Feld geleert. Das gilt für Slug, Beschreibungen und Oberkategorie.
  • IS_PUBLIC und IS_UI_FILTER immer mit ja oder nein füllen.
  • Ein Zugriffs-Tag wird nur angelegt, wenn die Sparte noch keines hat. Ein vorhandenes Tag mit demselben Kürzel wird wiederverwendet. Hatte die Sparte noch kein Tag, bekommt dieses den Namen der Sparte.
  • Es gibt kein Rückgängig. Bei Fehlern korrigiert die Datei und importiert sie erneut.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung im Protokoll Bedeutung Was tun
Error: skipped missing category identifier Nummer oder Name fehlt. Die Zeile steht darunter als LINE-DATA. Beide Spalten ausfüllen und diese Zeile erneut importieren.
Error: skipped empty line Eine leere Zeile wurde übersprungen. Nichts.
Error: less then one line Die Datei hat keine Datenzeile. Kopfzeile und Inhalt prüfen.
FAILED: No matching processor found. Die Kopfzeile stimmt nicht. Die ersten Spalten genau wie oben schreiben.

Eine unbekannte Oberkategorie erscheint nicht im Protokoll. Die Zuordnung bleibt dann leer. Prüft die Nummer.

Siehe auch