Zum Inhalt springen
Developer

Ein Feld bei vielen Personen ändern

Setzt in einer Liste ein einzelnes Feld, zum Beispiel Newsletter oder Mitglied bis, für viele Personen auf einmal.

Format
CSV (Komma oder Semikolon), UTF-8
Rechte
Administrator, Kontakte (CRM) schreiben
Beispieldatei
personen-feld-beispiel_technisch.csv (herunterladen)

Kurz gesagt: Ihr schreibt pro Zeile eine Person, den Namen des Feldes und den neuen Wert. So ändert ihr zum Beispiel bei hundert Personen den Newsletter-Status, ohne jede Person einzeln zu öffnen.

Wofür ihr das braucht

Wenn sich eine Angabe bei vielen Personen gleichzeitig ändert, etwa nach einer Umfrage, einem Wechsel des Magazins oder einer neuen BuT-Nummer, ist diese Datei schneller als Handarbeit.

Bevor ihr startet

  • Rechte: Ihr braucht das Zugriffsrecht Importe und seid Administrator mit Schreibrecht für Kontakte (CRM).
  • Personennummer: Die Spalte PERSON_IDENTIFIER braucht die Personennummer mit Präfix, wie sie in vynst steht (zum Beispiel M-1001), oder die Importierte ID der Person (zum Beispiel AFS_CSV_1001). Eine reine Zahl wie 1001 versteht vynst als interne Datensatznummer und trifft dann womöglich die falsche Person. Prüft eine Testzeile zuerst an einer Person, die ihr kennt.
  • Sicherung: Zieht vor größeren Änderungen einen Export eurer Personen.

Datei vorbereiten

  • Dateiname: Frei wählbar, er muss .csv enden. Erkannt wird die Datei an der Kopfzeile.
  • Kopfzeile: PERSON_IDENTIFIER,UPDATE_SINGLE_FIELD_NAME,FIELD_VALUE. Mit Semikolon statt Komma geht ebenfalls.
  • Pro Zeile: eine Person, ein Feld, ein Wert.

Spalten

Spalte Pflicht Inhalt
PERSON_IDENTIFIER ja Personennummer mit Präfix oder Importierte ID, siehe oben
UPDATE_SINGLE_FIELD_NAME ja Name des Feldes, siehe Tabelle unten. Eine leere Zelle wird übersprungen.
FIELD_VALUE ja Neuer Wert. Eine leere Zelle wird übersprungen.

Felder (je Feld eine der Schreibweisen aus der Tabelle):

Feld Schreibweisen in UPDATE_SINGLE_FIELD_NAME Wert
Newsletter Newsletter, Newsletter abonniert, SUBSCRIBED_NEWSLETTER, subscribedNewsletter ja oder nein
Magazin Magazin, Magazin abonniert, Magazin abonniert / Postversand, SUBSCRIBED_MAGAZINE, subscribedMagazine ja oder nein
Notiz Notiz, NOTE, PERSON_NOTE, note Text. Ersetzt die bisherige Notiz.
Vorname Vorname, FIRST_NAME, firstName Text
Nachname Nachname, LAST_NAME, lastName Text
Mitglied seit Mitglied seit, Startdatum, START_DATE, startDate, START_TIME, startTime Datum, zum Beispiel 01.01.2020
Mitglied bis Mitglied bis, Enddatum, END_DATE, endDate, END_TIME, endTime Datum, zum Beispiel 31.12.2025
BuT-Nummer BuT-Nummer, BuT Nummer, Bildung und Teilhabe Nummer, FINANCIAL_SUPPORT_NUMBER Text
Braucht finanzielle Unterstützung BuT, Braucht finanzielle Unterstützung, finanzielle Unterstützung, NEEDS_FINANCIAL_SUPPORT ja oder nein
MY YOLO GUID MY_YOLO_GUID, myYoloGuid Text, für die Schnittstelle zu MY YOLO
MY YOLO GUID überschreiben MY_YOLO_GUID_OVERWRITE, myYoloGuidOverwrite Text. Ersetzt auch die bestehende Verknüpfung mit MY YOLO.

Sonderwerte:

Wert Wirkung
SET_IW_EMPTY Das Feld wird auf einen leeren Text gesetzt.
SET_IW_NULL Das Feld wird geleert. Bei Newsletter und Magazin bedeutet das „nein“. Bei „Braucht finanzielle Unterstützung“ wird die Angabe wieder unbeantwortet.

Beispiel (Inhalt der Beispieldatei, die Feldnamen stehen in der Spalte UPDATE_SINGLE_FIELD_NAME):

PERSON_IDENTIFIER,UPDATE_SINGLE_FIELD_NAME,FIELD_VALUE
AFS_CSV_1001,SUBSCRIBED_NEWSLETTER,ja
AFS_CSV_1002,SUBSCRIBED_MAGAZINE,nein
AFS_CSV_1003,NOTE,Zahlt bar
AFS_CSV_1001,FIRST_NAME,Lena
AFS_CSV_1002,LAST_NAME,Hartmann
AFS_CSV_1003,START_DATE,15.09.2023
AFS_CSV_1002,END_DATE,31.12.2025
AFS_CSV_1004,FINANCIAL_SUPPORT_NUMBER,BUT-2026-0042
AFS_CSV_1004,NEEDS_FINANCIAL_SUPPORT,nein
AFS_CSV_1001,MY_YOLO_GUID,3f9c2a7e-6d1b-4e8a-9c52-7b1d0e4f5a61

Beispieldatei: personen-feld-beispiel_technisch.csv

So geht’s

  1. Öffnet Einstellungen → Import.
  2. Klickt auf Hinzufügen und wählt die Datei aus.
  3. Wartet, bis der Eintrag grün oder rot ist.
  4. Prüft das Protokoll auf Zeilen mit Error: und Warning:.

Gut zu wissen

  • Notiz: Dieser Import ersetzt die Notiz. Wollt ihr nur ergänzen, nehmt die Datei Notiz an Person.
  • Leere Werte: Eine leere Zelle in FIELD_VALUE oder UPDATE_SINGLE_FIELD_NAME überspringt vynst ohne Meldung. Zum Leeren eines Feldes schreibt SET_IW_EMPTY oder SET_IW_NULL.
  • Mehrere Zeilen für dieselbe Person: Sie werden nacheinander angewendet. Die letzte Zeile gewinnt.
  • BuT: Wenn euer System Bildungskarten als Rolle führt, zeigt das Protokoll einen Hinweis. Die BuT-Nummer allein erzeugt dann keine Rolle. Dafür nutzt den BuT-Import mit einer Datei AFS_BUT_…, siehe Bildungskarten.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung im Protokoll Bedeutung Was tun
Error: skipped missing PERSON_IDENTIFIER Die Personennummer fehlt. Die Zeile steht danach als LINE-DATA. Ergänzen und nur diese Zeile erneut importieren.
Error: person not found Die Person ist mit dieser Nummer nicht zu finden. Die Zeile steht danach als LINE-DATA. Nummer prüfen, Präfix beachten, nur diese Zeile erneut importieren.
Error: unknown field to update Der Feldname in UPDATE_SINGLE_FIELD_NAME ist unbekannt. Die Zeile steht danach als LINE-DATA. Feldnamen aus der Tabelle verwenden.
Warning: no existing ExternalServiceConnect for MY_YOLO found for person Bei der Überschreibung gab es keine bestehende Verknüpfung mit MY YOLO. Der Wert wurde nur als Zusatzdaten gesetzt. Verknüpfung in der Person prüfen.
Info: this system keeps education cards as roles … Hinweis zur BuT-Nummer, siehe oben. Nur lesen.
Read: N rows So viele Zeilen wurden gelesen. Nichts tun.
Info: split into N files Die Datei wurde in Pakete zu je 500 Zeilen aufgeteilt. Nichts tun.

Siehe auch