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Developer

Organisationseinheiten

Ihr legt die Organisationseinheiten für die Personalverwaltung an, mit Zeiterfassungsrechten und Leitung.

Format
CSV (Komma oder Semikolon), UTF-8
Rechte
Personal (schreiben)
Beispieldatei
Organisationen_beispiel_technisch.csv (herunterladen)

Kurz gesagt: Mit dieser Datei legt ihr die Organisationseinheiten an, zum Beispiel Geschäftsstelle oder Trainerteam, oder ändert bestehende. Ihr legt fest, wie dort gestempelt werden darf und wer die Leitung ist.

Wofür ihr das braucht

Organisationseinheiten gliedern eure Mitarbeitenden. Sie bestimmen, ob die Zeiterfassung über die App oder den Scanner erlaubt ist, und sie nennen die Leitung. Mit einer Tabelle richtet ihr alle Einheiten auf einmal ein.

Bevor ihr startet

  • Rechte: Ihr braucht das Schreibrecht für den Bereich Personal.
  • Vorher importieren: Die Personen, auf die ihr in der Spalte LEADERSHIP_PERSON_ID verweist. Die Personen müssen in vynst angelegt sein.
  • Sicherung: Ein Import lässt sich nicht auf Knopfdruck zurücknehmen. Zieht vor größeren Änderungen einen Export der betroffenen Daten unter Einstellungen → Export.

Datei vorbereiten

  • Format: CSV. Trennzeichen ist Semikolon ; oder Komma ,. Texte mit Trennzeichen setzt ihr in Anführungszeichen "…".
  • Kopfzeile: Die erste Zeile enthält die Spaltennamen genau in dieser Schreibweise. Die ersten 4 Spalten müssen in dieser Reihenfolge stehen.
  • Nummer: ORGANIZATION_GROUP_ID ist eure eigene Nummer der Einheit. Sie wird gespeichert und bei späteren Importen wiedererkannt.
  • Ja/Nein: ja oder nein, auch 1 oder 0 und true oder false. Füllt die Zeiterfassungs-Spalten immer aus, siehe „Gut zu wissen“.

Spalten

Spalte Pflicht Inhalt Beispiel
ORGANIZATION_GROUP_ID ja Eure Nummer der Organisationseinheit ORG-1
ORGANIZATION_GROUP_NAME ja Name der Einheit Geschäftsstelle
APP_TIME_TRACKING ja (Spalte), Zelle immer ausfüllen Ja/Nein: Zeiterfassung über die App erlaubt ja
SCANNER_TIME_TRACKING ja (Spalte), Zelle immer ausfüllen Ja/Nein: Zeiterfassung über den Scanner erlaubt nein
INTERNAL_DESCRIPTION nein Interne Beschreibung, für euch Verwaltung des Vereins
EXTERNAL_DESCRIPTION nein Beschreibung für die Außendarstellung Ansprechpartner für Mitglieder
LEADERSHIP_PERSON_ID nein Nummern der Personen aus der Leitung, mit Komma getrennt. Leer entfernt alle bisherigen Leitungspersonen. AFS_CSV_1001,AFS_CSV_1003

Beispiel

ORGANIZATION_GROUP_ID;ORGANIZATION_GROUP_NAME;APP_TIME_TRACKING;SCANNER_TIME_TRACKING;INTERNAL_DESCRIPTION;EXTERNAL_DESCRIPTION;LEADERSHIP_PERSON_ID
ORG-1;Geschäftsstelle;ja;nein;Verwaltung des Vereins;Ansprechpartner für Mitglieder;AFS_CSV_1001,AFS_CSV_1003
ORG-2;Trainerteam;nein;nein;Trainerinnen und Trainer;;AFS_CSV_1004

Beispieldatei: Organisationen_beispiel_technisch.csv

Die Geschäftsstelle ORG-1 erfasst die Arbeitszeit in der App, am Scanner jedoch nicht. Ihre Leitung sind die Personen AFS_CSV_1001 und AFS_CSV_1003. Das Trainerteam ORG-2 erfasst keine Zeit und wird von AFS_CSV_1004 geleitet.

So geht’s

  1. Öffnet Einstellungen → Import.
  2. Klickt auf Hinzufügen und wählt die Datei aus. Der Dateiname muss .csv enthalten, z. B. organisationen.csv.
  3. Die Datei erscheint in der Liste und wird im Hintergrund verarbeitet. Prüft danach das Protokoll.

Gut zu wissen

  • Erneuter Import: Eine bekannte Nummer aktualisiert die vorhandene Einheit. Eine neue Nummer legt eine neue Einheit an. Behaltet für jede Einheit immer dieselbe Nummer.
  • Zeiterfassung: Ist die Zelle APP_TIME_TRACKING leer, übernimmt vynst den bisherigen Wert der Scanner-Spalte. Füllt deshalb beide Spalten immer aus.
  • Leitung: Nur Personen, die vynst findet, werden eingetragen. Nicht gefundene Nummern werden ohne Meldung übersprungen. Prüft die Leitung danach in vynst.
  • Leitung ändern: Ist die Spalte LEADERSHIP_PERSON_ID vorhanden, ersetzt jede Zeile die Leitung durch die angegebenen Personen. Ist die Spalte leer, ist danach niemand mehr in der Leitung.
  • Fehlende Spalten: Fehlt eine optionale Spalte, bleibt das Feld bei bestehenden Einheiten unverändert.
  • Kalender: Nach dem Import wird der Kalender im Hintergrund neu erzeugt.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung im Protokoll Bedeutung Was tun
FAILED: No matching processor found. Dateiname oder Kopfzeile passen zu keinem Import Dateiname mit .csv und die ersten 4 Spalten in der richtigen Reihenfolge prüfen
FAILED: User missing rights to import. Euch fehlt das Recht Personal Administrator fragen
Error: skipped empty line Leere Zeile, wird übersprungen Nichts tun oder leere Zeilen entfernen
Error: skipped missing identifier ORGANIZATION_GROUP_ID fehlt. Die Zeile steht direkt darunter als LINE-DATA. Nummer ergänzen
Error: less then one line Die Datei enthält keine Datenzeilen Datei prüfen

Siehe auch

  • Import-Überblick: Allgemeines zu Dateien, Kopfzeilen und Protokoll.
  • Vertragsgruppen: Nächster Schritt im Bereich Personal.