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Developer

Gutscheine

Ihr übernehmt bestehende Gutscheine mit Ausgangswert und noch offenem Betrag aus eurem Vorsystem.

Format
CSV (Komma oder Semikolon), UTF-8
Rechte
Administrator, Schreibrecht Abrechnung
Beispieldatei
Gutscheine_beispiel_technisch.csv (herunterladen)

Kurz gesagt: Jede Zeile ist ein Gutschein mit Ausgangswert und noch offenem Betrag. Vorhandene Gutscheine aktualisiert vynst, neue legt es an. Die Codes, die Kunden schon haben, bleiben gültig.

Wofür ihr das braucht

Gutscheine aus dem Vorsystem sollen in vynst weiterlaufen, ohne dass ihr sie neu ausstellt. Der offene Betrag zeigt, was noch eingelöst werden kann.

Bevor ihr startet

  • Rechte: Administrator mit Schreibrecht für Abrechnung.
  • Einstellungen prüfen: Die Einstellungen Gutscheine - Nummernpräfix (Standard GS-) und Gutscheine - MwSt.-Satz (Standard 0) gelten für neu angelegte Gutscheine. Ändert sie vorher, falls nötig.
  • Sicherung: Vor dem Import einen Export ziehen (Einstellungen → Export).

Datei vorbereiten

  • Dateiname: Der Name muss .csv enthalten, zum Beispiel Gutscheine_2024.csv.
  • Kopfzeile: Die ersten drei Spalten stehen in dieser Reihenfolge am Anfang: VOUCHER_IDENTIFIER, VOUCHER_AMOUNT, VOUCHER_AMOUNT_OPEN. Weitere Spalten dahinter sind erlaubt.
  • Trennzeichen: Komma oder Semikolon. Steht die Kopfzeile in Anführungszeichen, muss das Trennzeichen ein Komma sein.
  • Beträge: 100.00 oder 1.234,56. Enthält der Betrag ein Komma, liest vynst ihn als deutsche Schreibweise.
  • Datum: 2024-02-14 oder 14.02.2024.
  • Zeichensatz: UTF-8.

Spalten

Spalte Pflicht Inhalt Beispiel
VOUCHER_IDENTIFIER ja Kennung des Gutscheins. Am besten der Gutschein-Code, den der Kunde hat. Auch möglich: Gutschein-Nummer, Token oder interne ID. ABCD2345
VOUCHER_AMOUNT ja Ausgangswert des Gutscheins. 100,00
VOUCHER_AMOUNT_OPEN nein Noch offener Betrag. Muss zwischen 0 und dem Ausgangswert liegen. Ist das Feld leer, gilt der volle Betrag als offen. 40,00
VOUCHER_SHORT_ID nein Gutschein-Code, falls er von der Kennung abweicht. Nur bei neuen Gutscheinen. ABCD2345
VOUCHER_NUMBER_STRING nein Gutschein-Nummer. Ist das Feld leer, vergibt vynst die nächste Nummer mit Präfix und Jahr. GS-2024-00012
VOUCHER_STATUS nein open oder offen, paid oder bezahlt, canceled oder storniert. Neue Gutscheine ohne Angabe gelten als bezahlt. paid
VOUCHER_CURRENCY nein Währung. Standard ist EUR. EUR
VOUCHER_PURCHASE_DATE nein Kaufdatum. Es bestimmt das Jahr in der Gutschein-Nummer. 14.02.2024
VOUCHER_FREE_TEXT nein Freitext, der auf dem Gutschein steht. Geburtstagsgeschenk
VOUCHER_ARCHIVED nein ja oder nein. nein
CUSTOMER_NAME nein Name des Käufers. Erika Mustermann
CUSTOMER_EMAIL nein E-Mail des Käufers. erika@example.org
CUSTOMER_ADDRESS_STREET, CUSTOMER_ADDRESS_ZIP, CUSTOMER_ADDRESS_CITY, CUSTOMER_ADDRESS_COUNTRY nein Anschrift des Käufers. Hauptstraße 1, 30159, Musterstadt
COMPANY_IDENTIFIER nein Verknüpftes Konto über seine Kontonummer in vynst. K-1001
PERSON_IDENTIFIER nein Verknüpfte Person über ihre Kennung aus dem Personenimport. AFS_CSV_1003

Beispiel

VOUCHER_IDENTIFIER;VOUCHER_AMOUNT;VOUCHER_AMOUNT_OPEN;CUSTOMER_NAME;VOUCHER_PURCHASE_DATE;VOUCHER_STATUS;VOUCHER_SHORT_ID;VOUCHER_NUMBER_STRING;VOUCHER_CURRENCY;VOUCHER_FREE_TEXT;VOUCHER_ARCHIVED;CUSTOMER_EMAIL;CUSTOMER_ADDRESS_STREET;CUSTOMER_ADDRESS_ZIP;CUSTOMER_ADDRESS_CITY;CUSTOMER_ADDRESS_COUNTRY;COMPANY_IDENTIFIER;PERSON_IDENTIFIER
ABCD2345;100,00;40,00;Anna Beispiel;14.02.2024;paid;;;EUR;Geburtstagsgeschenk;nein;anna.beispiel@example.org;Gartenweg 4;50668;Köln;Deutschland;;AFS_CSV_1003
EFGH6789;50,00;50,00;Max Mustermann;01.03.2024;open;;;EUR;;nein;max.mustermann@example.org;Feldweg 7;50669;Köln;Deutschland;;AFS_CSV_1004
GS-2024-00099;25,00;25,00;Erika Mustermann;01.12.2024;open;KAR7351;GS-2024-00099;EUR;Weihnachtsgeschenk;ja;erika@example.org;Hauptstraße 1;30159;Musterstadt;Deutschland;K-1003;

Beispieldatei: Gutscheine_beispiel_technisch.csv mit allen Spalten. Die Zeilen zeigen zusätzlich Gutschein-Nummer und Kurz-Code, Währung, Kundenanschrift sowie die Verknüpfung mit Konto und Person.

So geht’s

  1. Datei nach dem Muster oben erstellen.
  2. Einstellungen → Import → Hinzufügen, Datei auswählen.
  3. Im Protokoll prüfen, wie viele Gutscheine angelegt und aktualisiert wurden.
  4. Bei neuen Gutscheinen Nummern und Codes stichprobenartig prüfen.

Gut zu wissen

  • Ein erneuter Import aktualisiert Gutscheine, die über ihre Kennung gefunden werden. Mit einem Gutschein-Code entstehen so keine Doppelten.
  • Der offene Betrag aus dieser Datei gilt. Buchungen, also Einlösungen, lassen sich über den Import „Gutschein-Buchungen“ nachtragen. Dabei bleibt der offene Betrag standardmäßig unverändert.
  • Steht eine Kundenspalte in der Datei, aber das Feld ist leer, wird der bisherige Wert gelöscht. Das gilt auch für bestehende Gutscheine.
  • Ist COMPANY_IDENTIFIER oder PERSON_IDENTIFIER in der Datei gesetzt, aber leer oder unbekannt, wird die Verknüpfung gelöst.
  • Eine reine Zahl als Kennung ist riskant. vynst sucht sie auch unter den internen Nummern. Trifft sie einen anderen Gutschein, wird dieser geändert. Außerdem findet der nächste Import einen Gutschein mit reiner Zahl nicht sicher wieder. Nehmt deshalb den Gutschein-Code.
  • Bei bestehenden Gutscheinen wird VOUCHER_SHORT_ID nicht übernommen. Der Code bleibt unverändert.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung im Protokoll Bedeutung Was tun
Error: skipped <Kennung> - VOUCHER_AMOUNT is missing or not a number Der Ausgangswert fehlt oder ist keine Zahl. Betrag in der Zeile korrigieren.
Error: skipped <Kennung> - VOUCHER_AMOUNT_OPEN must be between 0 and VOUCHER_AMOUNT Der offene Betrag ist negativ oder größer als der Ausgangswert. Beträge prüfen.
Error: skipped <Kennung> - voucher code <Code> is already used by another voucher Der Code gehört schon zu einem anderen Gutschein. Ein ausgegebener Code wird nie still ersetzt. Anderen Code wählen oder den bestehenden Gutschein prüfen.
Error: skipped row without VOUCHER_IDENTIFIER Eine Zeile hat keine Kennung. Darunter steht die Zeile als LINE-DATA. Kennung ergänzen.
Warning: <Kennung> - unknown VOUCHER_STATUS "<Wert>", using paid Der Status ist unbekannt, der Gutschein wurde als bezahlt angelegt. Status prüfen.
Warning: <Kennung> - could not read VOUCHER_PURCHASE_DATE, keeping <Datum> Das Kaufdatum war nicht lesbar. Datum im Format 14.02.2024 schreiben.
Warning: <Kennung> - company <Nummer> not found Das Konto ist in vynst nicht bekannt. Der Gutschein wird ohne Verknüpfung angelegt. Kontonummer prüfen.
Warning: <Kennung> - person <Nummer> not found Die Person ist in vynst nicht bekannt. Personennummer prüfen.
Error: less then one line Die Datei enthält keine Datenzeile. Datei prüfen.

Siehe auch