Mitgliedschaften

Legt Mitgliedschaften an oder aktualisiert sie, mit Person, Produkt, Sparte, Zeitraum und Zahlungsart je Zeile.

Format

CSV (Semikolon oder Komma), UTF-8

Rechte

Administrator, Kontakte (CRM) mit Schreibrecht

Beispieldateien

AFS_MEMBERSHIP_beispiel_technisch.csv (technische Spaltennamen)
AFS_MEMBERSHIP_beispiel_anwender.csv (deutsche Spaltennamen)

Kurz gesagt: Jede Zeile ist eine Mitgliedschaft: eine Person mit einem Produkt in einer Sparte, mit Beginn und Ende. Eine Mitgliedschaft mit gleichen Angaben aktualisiert vynst (inwendo ERP), statt sie doppelt anzulegen.

Wofür ihr das braucht

Die Mitgliedschaft verbindet eine Person mit ihrem Beitrag und ihrer Sparte. Mit dieser Datei übernehmt ihr die Mitgliedschaften aus eurem bisherigen System in einem Durchgang.

Bevor ihr startet

• Rechte: Ihr braucht Administratorrechte und das Schreibrecht für Kontakte (CRM).
• Vorher importiert: Die Personen, Produkte und Sparten müssen in vynst vorhanden sein, mit denselben Nummern wie in dieser Datei. Die Konten ebenfalls, wenn ihr eine Kontonummer angebt.
• Konto und Sparte sind optional: Fehlt die Kontonummer in einer Zeile, nimmt vynst das erste Konto der Person. Ist eine Kontonummer angegeben, aber unbekannt, überspringt vynst die Zeile (siehe FALLBACK_TO_LINKED_COMPANY). Fehlt die Sparte oder kennt vynst sie nicht, nimmt vynst die Sparte des Produkts.
• Person muss zum Konto gehören: Ist die Person einem anderen Konto zugeordnet, überspringt vynst die Zeile. Siehe Spalte FALLBACK_TO_LINKED_COMPANY.

Datei vorbereiten

• Dateiname: Er muss AFS_MEMBERSHIP_ und .csv enthalten, zum Beispiel AFS_MEMBERSHIP_2026.csv. Groß- und Kleinschreibung zählen.
• Kopfzeile: Die Spalten für Person, Konto, Sparte und Produkt müssen vorkommen. Die Zellen dürfen bei Konto und Sparte leer sein. Keine dieser vier Spalten darf die letzte Spalte der Kopfzeile sein.
• Trennzeichen: Semikolon oder Komma. Nehmt dasselbe Zeichen in der ganzen Datei. Tabulatoren erkennt vynst nicht.
• Datum: 01.09.2026 oder 2026-09-01. Eine leere Zelle heißt: kein Datum.
• Größe: Ab 9000 Zeilen teilt vynst die Datei in Teile zu 3000 Zeilen. Die Teile erscheinen als eigene Importdateien.

Spalten

| OVERWRITE_PRICE (auch abweichender Preis) | nein | Abweichender Preis des Produkts für diese Mitgliedschaft. Leer heißt: Produktpreis. | | | OVERWRITE_RECURRENCE (auch abweichendes Abrechnungsintervall) | nein | Abweichendes Abrechnungsintervall. Leer heißt: Intervall des Produkts. | | | PRICE_FORMAT | nein | de, wenn der abweichende Preis mit Komma geschrieben ist. Standard ist en. | en |

Zusatzprodukte: Für Ermäßigung, Passiv und Frei gibt es eigene Spalten:

Die Produktspalten nehmen eine Produktnummer wie PRODUCT_IDENTIFIER. Wird das Produkt nicht gefunden, bleibt der Zusatz leer, ohne Meldung.

Beispiel

PERSON_IDENTIFIER;COMPANY_IDENTIFIER;UNIFIED_CATEGORY_IDENTIFIER;PRODUCT_IDENTIFIER;START_DATE;END_DATE;LAST_PAYMENT_DATE;EXTERNAL_DESCRIPTION;PAYMENT_TYPE;BILLING_PAYMENT_PROFILE;OVERWRITE_PRICE;PRICE_FORMAT;OVERWRITE_RECURRENCE;PRODUCT_IDENTIFIER_DISCOUNT;START_DATE_DISCOUNT;END_DATE_DISCOUNT;PRODUCT_IDENTIFIER_PASSIVE;START_DATE_PASSIVE;END_DATE_PASSIVE;PRODUCT_IDENTIFIER_FREE;START_DATE_FREE;END_DATE_FREE;FALLBACK_TO_LINKED_COMPANY;FORCE_MONTHLY_RECURRENCE_PRODUCTS;IMPORT_IDENTIFIER_PREFIX
1001;K-1001;FB;ERW;01.01.2020;;;Erwachsenenbeitrag;;;;en;;;;;;;;;;;nein;nein;AFS_CSV_
1002;K-1001;FB-JUG;JUG;01.03.2022;;;Jugendbeitrag;;;;en;;;;;;;;;;;nein;nein;AFS_CSV_
1003;K-1003;TUR;ERW;15.09.2023;;;Erwachsenenbeitrag;;;;en;;;;;;;;;;;nein;nein;AFS_CSV_

Beispieldateien: AFS_MEMBERSHIP_beispiel_technisch.csv mit den technischen Spaltennamen, AFS_MEMBERSHIP_beispiel_anwender.csv mit den deutschen Spaltennamen.

Lena Hartmann (1001) ist im Konto K-1001 seit dem 01.01.2020 mit dem Produkt ERW in der Sparte FB. Jonas Hartmann (1002) ist im selben Konto mit dem Produkt JUG in der Sparte FB-JUG seit dem 01.03.2022. Anna Beispiel (1003) ist im Konto K-1003 mit dem Produkt ERW in der Sparte TUR. Die Personen und Konten müssen vorher importiert sein.

So geht’s

1. Öffnet Einstellungen → Import.
2. Klickt auf Hinzufügen und wählt die Datei aus.
3. Lest das Protokoll. Die Zeile Processed zeigt die Zahl der Zeilen.
4. Korrigiert die Zeilen mit Fehlern und importiert nur diese erneut.

Gut zu wissen

• Erneuter Import: Stimmen Person, Produkt, Beginn, Ende und letzte Sollstellung überein, aktualisiert vynst die vorhandene Mitgliedschaft. Dabei werden Konto, Sparte, Zusatzprodukte, Zahlungsart und Beschreibung übernommen.
• Geänderte Daten: Ändert sich Beginn, Ende, letzte Sollstellung oder das Produkt, legt vynst eine neue Mitgliedschaft an. Die alte bleibt bestehen. Prüft deshalb vor einem zweiten Import, ob sich diese Angaben geändert haben.
• Datumsformat: 01.01.2020 und 2020-01-01 gelten als dasselbe Datum. Ein erneuter Import mit einem der beiden Formate findet die Mitgliedschaft also wieder. Bei Einträgen aus einem Import vor dieser Umstellung klappt das nur, wenn ihr das Datum wie beim ersten Mal schreibt. Nutzt ihr für jeden Import durchgehend ein Format, findet ein erneuter Import die Mitgliedschaften wieder.
• Unbekannte Kontonummer: Ist die Nummer in COMPANY_IDENTIFIER nicht bekannt, überspringt vynst die Zeile mit einem Fehler, auch wenn die Person bekannt ist. Nur mit FALLBACK_TO_LINKED_COMPANY = ja nimmt vynst das erste Konto der Person und schreibt eine Warnung ins Protokoll. Ist die Spalte leer, nimmt vynst das erste Konto der Person ohne Meldung. Prüft die Kontonummern vor dem Import.
• Zahlungsart: Unbekannte Zahlungsarten werden nicht gemeldet. Die Mitgliedschaft nimmt dann die Zahlungsart des Kontos.
• Zählung: Die Zahl im Protokoll umfasst alle Zeilen der Datei, auch die übersprungenen.
• Abweichende Preise: Weicht der Preis oder das Abrechnungsintervall einer Zeile vom Produkt ab, legt vynst ein eigenes Produkt mit dieser Abweichung an und verwendet es für die Mitgliedschaft.

Wenn etwas nicht klappt

Siehe auch

• Sparten und Kategorien
• Rollentypen
• Personen
• Abos