Abos importieren

Ihr übernehmt Abos, also Produkte je Konto und Person, mit Startdatum, Enddatum, Zahlungsart und Menge.

Format

CSV (Semikolon oder Komma), UTF-8

Rechte

Administrator, Schreibrecht CRM

Beispieldateien

AFS_SUBSCRIPTION_beispiel_technisch.csv (technische Spaltennamen)
AFS_SUBSCRIPTION_beispiel_anwender.csv (deutsche Spaltennamen)

Kurz gesagt: Jede Zeile ist ein Abo: Konto, Person, Produkt und Startdatum. Ein vorhandenes Abo mit gleichem Konto, Produkt und Person aktualisiert vynst, statt es doppelt anzulegen.

Wofür ihr das braucht

Nach dem Umstieg auf vynst müssen die laufenden Beiträge und Produkte jedes Kontos als Abo vorliegen, damit vynst sie abrechnen kann. Diese Datei überträgt sie in einem Durchgang.

Bevor ihr startet

• Rechte: Ihr braucht die Rolle Administrator mit Schreibrecht für CRM.
• Vorher importiert: Die Konten, die Personen und die Produkte müssen in vynst vorhanden sein, mit denselben Nummern wie in der Abo-Datei. Eine Person muss dem Konto zugeordnet sein, sonst überspringt vynst die Zeile.
• Sicherung: Der Import lässt sich nicht auf Knopfdruck zurücknehmen. Zieht vorher unter Einstellungen → Export einen Export der Abos.

Datei vorbereiten

• Dateiname: Muss AFS_SUBSCRIPTION_ und .csv enthalten, zum Beispiel AFS_SUBSCRIPTION_2026.csv.
• Kopfzeile: Kontonummer, Produktnummer und Startdatum müssen vorkommen. Die Startdatum-Spalte darf nicht die letzte Spalte sein.
• Trennzeichen: Semikolon oder Komma. Nehmt dasselbe Zeichen in der ganzen Datei.
• Datum: 01.09.2026 oder 2026-09-01. Leere Enddatumszelle: unbefristet.
• Größe: Ab 9000 Zeilen teilt vynst die Datei selbst in Pakete zu 3000 Zeilen.

Spalten

Beispiel

Die technische Datei mit den Spaltennamen des Imports:

COMPANY_IDENTIFIER;PERSON_IDENTIFIER;PRODUCT_IDENTIFIER;START_DATE;END_DATE;LAST_PAYMENT_DATE;QUANTITY;PAYMENT_TYPE;BILLING_PAYMENT_PROFILE;FALLBACK_TO_LINKED_COMPANY;IMPORT_IDENTIFIER_PREFIX
K-1001;1001;ERW;01.01.2020;;30.09.2026;1;Lastschrift;;nein;AFS_CSV_
K-1001;1002;JUG;01.03.2022;;;1;Lastschrift;;ja;AFS_CSV_

Beispieldateien: AFS_SUBSCRIPTION_beispiel_technisch.csv mit den technischen Spaltennamen, AFS_SUBSCRIPTION_beispiel_anwender.csv mit den deutschen Spaltennamen.

Hier gehört Lena Hartmann (Person 1001) zum Konto der Familie Hartmann (K-1001) und hat ab dem 01.01.2020 den Erwachsenenbeitrag. Abgerechnet ist sie bis zum 30.09.2026. Jonas Hartmann (Person 1002) gehört ebenfalls zum Konto K-1001 und hat den Jugendbeitrag ab dem 01.03.2022. Für ihn ist noch kein Abrechnungsdatum eingetragen. Die Spalte FALLBACK_TO_LINKED_COMPANY steht bei ihm auf ja, greift hier aber nicht, weil er dem Konto zugeordnet ist.

So geht’s

1. Öffnet Einstellungen → Import.
2. Klickt auf Hinzufügen und wählt die Datei aus.
3. Wartet, bis der Eintrag in der Liste grün ist. Bei einer großen Datei erscheinen die Pakete als eigene Einträge.
4. Lest das Protokoll. Jede Zeile mit Error: wurde nicht übernommen.

Gut zu wissen

• Erneuter Import: Gibt es schon ein Abo mit gleichem Konto, Produkt und Person, aktualisiert vynst es. Ohne Personennummer aktualisiert vynst das erste Abo mit Konto und Produkt.
• Leere Zellen überschreiben bestehende Werte nicht. Ein Enddatum lässt sich so nicht entfernen.
• Unbekanntes Konto: Ist das Konto in vynst nicht bekannt, überspringt vynst die Zeile mit einem Fehler, auch wenn die Person bekannt ist. Nur wenn ihr das erste Konto der Person nutzen wollt, setzt FALLBACK_TO_LINKED_COMPANY auf ja. Dann nimmt vynst das erste Konto der Person und schreibt eine Warnung ins Protokoll. Prüft die Kontonummern vorher.
• Person ohne Konto: Ist die Person nicht dem Konto zugeordnet, überspringt vynst die Zeile. Ausnahme ist die Spalte FALLBACK_TO_LINKED_COMPANY mit ja.
• Große Dateien: Ab 9000 Zeilen teilt vynst die Datei in Pakete. Der Protokollzeile Info: split into N files folgen die Pakete als eigene Importe.

Wenn etwas nicht klappt

Siehe auch

• Produkte (einfach)
• Abrechnungsrhythmus der Konten
• Festpreis-Zusätze an Konten
• Daten importieren