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Developer

Personen und Mitglieder

Legt Personen an oder aktualisiert sie anhand ihrer Mitgliedsnummer, mit Adresse, Kontakt, Eintritt, Austritt und Rollen.

Format
CSV (Komma oder Semikolon), UTF-8
Rechte
Administrator, Kontakte (CRM) schreiben
Beispieldateien
AFS_PERSON_beispiel_technisch.csv (technische Spaltennamen)
AFS_PERSON_beispiel_anwender.csv (deutsche Spaltennamen)

Kurz gesagt: Mit dieser Datei übernehmt ihr eure Personen aus dem bisherigen Programm. Eine bekannte Mitgliedsnummer aktualisiert die Person, eine neue Nummer legt sie neu an.

Wofür ihr das braucht

Die Personenliste ist die Grundlage für alles Weitere: Konten, Mitgliedschaften und Rollen hängen an den Personen. Mit dieser Datei legt ihr Mitglieder und Kontakte an und ergänzt Name, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefon, Eintritt und Austritt. Optional übernehmt ihr auch Rollen wie Übungsleitung oder Vorstand, sofern ihr die Rollentypen vorher angelegt habt.

Bevor ihr startet

  • Rechte: Ihr braucht das Zugriffsrecht Importe und seid Administrator mit Schreibrecht für Kontakte (CRM).
  • Rollentypen: Wollt ihr Rollen mit übernehmen, legt die Rollentypen vorher an. Jeder Rollentyp hat einen Import-Feldnamen. Dieser Name ist die Spalte, in der die Datei die Rolle angibt (siehe Rollentypen).
  • Sicherung: Zieht vor einem großen Import unter Einstellungen → Export einen Export eurer Personen.
  • Reihenfolge: Die Abrechnungskonten importiert ihr danach, damit ihr Konten und Personen verknüpfen könnt.

Datei vorbereiten

  • Dateiname: Der Name muss AFS_PERSON_ enthalten und mit .csv enden, zum Beispiel AFS_PERSON_mitglieder.csv. Die Schreibweise AFS_PERSON_ ist genau einzuhalten.
  • Kopfzeile: Die erste Zeile enthält die Spaltennamen aus der Tabelle unten.
  • Trennzeichen: Verwendet in der ganzen Datei entweder Komma oder Semikolon.
  • Datum: 01.02.1980 oder 1980-02-01.
  • Größe: Ab 4000 Zeilen teilt vynst die Datei in Pakete zu je 1000 Zeilen auf. Jedes Paket erscheint als eigener Eintrag in der Importliste.

Spalten

Spalte Pflicht Inhalt Beispiel
Mitgliedsnummer (PERSON_IDENTIFIER) ja Eindeutige Nummer der Person aus eurem bisherigen Programm. Auch erlaubt: Mitglieds-Nr., Mitgliedsnummer, MitgliedID, Adressnummer, PERSON_ID 1001
Vorname (FIRST_NAME) ja Vorname. Auch erlaubt: Vorname, Vornamen Anna
Nachname (LAST_NAME) ja Nachname. Auch erlaubt: Nachname, Name Beispiel
Anrede (SPECIAL_SALUTATION) nein Besondere Anrede. Auch erlaubt: Anrede Frau
Geschlecht (GENDER) nein W, M, D oder U. Auch erlaubt: Geschlecht W
Titel (TITLE) nein Auch erlaubt: Titel Dr.
Geburtsdatum (BIRTHDAY) nein Auch erlaubt: Geburtstag, Geburtsdatum 01.02.1980
Straße (ADDRESS_STREET) nein Straßenname. Steht die Hausnummer in derselben Zelle, gilt die Angabe trotzdem. Auch erlaubt: Strasse, Straße und Hausnummer Musterweg
Hausnummer (ADDRESS_HOUSE_NUMBER) nein Nur wenn Straße und Hausnummer getrennt stehen. Auch erlaubt: Hausnummer, Hausnr. 1
Adresszusatz (ADDRESS_CO) nein Auch erlaubt: Adresszusatz, Zusatz c/o Familie Muster
PLZ (ADDRESS_ZIP) nein Auch erlaubt: Postleitzahl 50667
Ort (ADDRESS_CITY) nein Auch erlaubt: Wohnort, Stadt Köln
Bundesland (ADDRESS_ADMIN_LEVEL_1) nein Bundesland. Auch erlaubt: Bundesland. Nordrhein-Westfalen
Land (ADDRESS_COUNTRY) nein Auch erlaubt: Land Deutschland
E-Mail (MAIN_EMAIL) nein Auch erlaubt: E-Mail, E-Mail-Adresse anna@example.org
E-Mail 2 (SECONDARY_EMAIL) nein Zweite E-Mail-Adresse. Auch erlaubt: E-Mail 2, E-Mail Familie
Telefon (MAIN_PHONE) nein Hauptnummer. Auch erlaubt: Telefon, Telefonnummer, Telefon 1, Mobil 1 0221 123456
Telefon 2 (SECONDARY_PHONE) nein Auch erlaubt: Telefon 2, Mobiltelefon, Mobil, Mobil 2 0170 1234567
Telefon 3 (TERTIARY_PHONE) nein Auch erlaubt: Telefon 3, Diensttelefon
Telefax (MAIN_FAX) nein Auch erlaubt: Fax, Telefax
Eintrittsdatum (START_DATE) nein Auch erlaubt: Eintritt, Beginn, Beitrittsdatum, Startdatum 01.01.2020
Austrittsdatum (END_DATE) nein Auch erlaubt: Austritt, Ende, Austrittsdatum, Enddatum
Beitrittsgrund (START_REASON) nein Freitext zum Eintritt. Auch erlaubt: Beitrittsgrund Neueintritt
Austrittsgrund (END_REASON) nein Freitext zum Austritt. Auch erlaubt: Austrittsgrund
IMPORT_IDENTIFIER_PREFIX nein Vorsatz für die interne Kennung der Personen. Standard ist AFS_CSV_. AFS_CSV_
Bemerkungen (NOTE) nein Auch erlaubt: Notizen, Notiz, Bemerkung. Nutzt zusammen mit einem Eintrittsdatum Bemerkungen oder Notizen: Notiz und Bemerkung hält vynst sonst für eine Krankmeldungsliste, und die Datei wird nicht eingespielt. Zahlt bar
Kartennummer nein Auch erlaubt: RFID, Kartennummer 04A2B3
Fotofreigabe (ALLOW_PHOTO) nein Auch erlaubt: Fotoerlaubnis ja
Braucht finanzielle Unterstützung nein Ja oder nein. Auch erlaubt: BuT nein
BuT-Nummer (FINANCIAL_SUPPORT_NUMBER) nein Auch erlaubt: Bildung und Teilhabe Nummer
Rollen nein Eine Spalte je Rollentyp, deren Name der Import-Feldname des Rollentyps ist. Ist die Zelle gefüllt, erhält die Person diese Rolle. Passt der Wert zu einem Untertyp der Rolle, wird er zugeordnet.

Die Angaben zu Konto und Zahlung stehen beim Abrechnungskonto, nicht hier.

Beispiel:

PERSON_IDENTIFIER;FIRST_NAME;LAST_NAME;SPECIAL_SALUTATION;GENDER;TITLE;BIRTHDAY;ADDRESS_STREET;ADDRESS_HOUSE_NUMBER;ADDRESS_CO;ADDRESS_ZIP;ADDRESS_CITY;ADDRESS_ADMIN_LEVEL_1;ADDRESS_COUNTRY;MAIN_EMAIL;SECONDARY_EMAIL;MAIN_PHONE;SECONDARY_PHONE;TERTIARY_PHONE;START_DATE;START_REASON;END_DATE;END_REASON;ALLOW_PHOTO;NOTE;IMPORT_IDENTIFIER_PREFIX
1001;Lena;Hartmann;Frau;W;;;Musterweg;1;;50667;Köln;Nordrhein-Westfalen;DE;lena.hartmann@example.org;;0221 1000001;;;01.01.2020;Neueintritt;;;ja;Beispielperson Familie Hartmann;AFS_CSV_
1002;Jonas;Hartmann;Herr;M;;;Musterweg;1;;50667;Köln;Nordrhein-Westfalen;DE;;;0221 1000002;;;01.03.2022;Neueintritt;;;nein;Familienmitglied;AFS_CSV_
1003;Anna;Beispiel;Frau;W;;01.02.1980;Gartenweg;4;;50667;Köln;Nordrhein-Westfalen;DE;anna.beispiel@example.org;;0221 1000003;0170 1234567;;15.09.2023;Neueintritt;;;ja;;AFS_CSV_
1004;Max;Mustermann;Herr;M;;;Feldweg;7;;50669;Köln;Nordrhein-Westfalen;DE;max.mustermann@example.org;;0221 1000004;;;01.01.2021;Neueintritt;;;nein;;AFS_CSV_

Beispieldateien: AFS_PERSON_beispiel_technisch.csv mit den technischen Spaltennamen, AFS_PERSON_beispiel_anwender.csv mit den deutschen Spaltennamen.

Zusätze im Dateinamen:

Zusatz Wirkung
WITH_COMPANY (genau so geschrieben) Legt für jede Person ohne Konto gleich ein eigenes Abrechnungskonto an
COMPANY_CONTACT (genau so geschrieben) Ändert nur die Kontaktdaten bestehender Konten, sonst passiert nichts
NO_MEMBERSHIP oder ohne_mitgliedschaft (Groß- und Kleinschreibung egal) Übernimmt keine Rollen, nur die Personendaten

So geht’s

  1. Öffnet Einstellungen → Import.
  2. Klickt auf Hinzufügen und wählt die Datei aus.
  3. Wartet, bis der Eintrag grün oder rot ist. Die Seite müsst ihr nicht neu laden.
  4. Öffnet das Protokoll und prüft die Zeilen mit Error:.
  5. Korrigiert fehlerhafte Zeilen und importiert nur diese erneut.

Gut zu wissen

  • Erneuter Import: Eine bekannte Mitgliedsnummer aktualisiert die Person. Eine Person, die nur unter einer anderen Nummer bekannt ist, wird neu angelegt.
  • Leere Zellen: Bei bestehenden Personen kann eine leere Zelle in einer vorhandenen Spalte den bisherigen Wert leeren. Lasst Spalten deshalb nur in der Datei, wenn ihr die Werte wirklich setzen wollt. Prüft das im Zweifel mit einer Testdatei.
  • Rollen werden nur angelegt, wenn der Dateiname weder NO_MEMBERSHIP noch ohne_mitgliedschaft enthält.
  • Eine Rolle braucht ein Konto. Ohne WITH_COMPANY muss das Konto vorher importiert sein.
  • Für die Zuordnung von Personen zu Konten nutzt die Datei die Mitgliedsnummer. Die Konten importiert ihr mit denselben Nummern.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung im Protokoll Bedeutung Was tun
Error: skipped empty line Eine leere Zeile wurde übersprungen. Nichts tun.
Error: skipped missing identifier or name Mitgliedsnummer, Vorname oder Nachname fehlt. Die Zeile steht danach als LINE-DATA. Angaben ergänzen und nur diese Zeile erneut importieren.
Error: skipped importing role - missing company Eine Rolle wurde übersprungen, weil die Person kein Konto hat. Abrechnungskonten zuerst importieren oder die Datei mit WITH_COMPANY hochladen.
Error: less then one line Die Datei enthält keine Datenzeilen. Datei und Kopfzeile prüfen.
Info: split into N files Die Datei wurde in N Pakete aufgeteilt. Nichts tun, die Pakete laufen nacheinander.
Processed N lines So viele Zeilen wurden verarbeitet. Nichts tun.

Siehe auch