Einladungen

Externe Personen mit Namen, Kontakt und persönlicher Nachricht zu einem Angebot einladen.

Format

CSV (Semikolon oder Komma)

Rechte

Schreibrecht Veranstaltungen

Beispieldateien

Einladungen_beispiel_technisch.csv (technische Spaltennamen)
Einladungen_beispiel_anwender.csv (deutsche Spaltennamen)

Kurz gesagt: Ihr tragt Personen ein, die nicht im Mitgliederbestand sind, und die Kurs-ID des Angebots, zu dem sie eingeladen werden. vynst legt für jede Zeile eine Einladung an.

Wofür ihr das braucht

Manche Angebote richten sich an Gäste, zum Beispiel Schnupperkurse oder Probetrainings für Interessierte. Für diese Personen gibt es keinen Eintrag in der Mitgliederliste. Mit diesem Import übernehmt ihr die Einladungen aus einer Liste, zum Beispiel aus einer Excel-Datei aus der Anmeldung.

Bevor ihr startet

• Ihr braucht das Recht Importe (Menüpunkt Import) und das Schreibrecht für Veranstaltungen.
• Ein Administratorrecht ist für diesen Import nicht nötig.
• Das Angebot muss schon in vynst vorhanden sein. Importiert es vorher über den Import Angebote und Kurse. Die Kurs-ID aus dieser Tabelle tragt ihr in die Spalte EVENT_IDENTIFIER ein.

Datei vorbereiten

• Format: CSV mit Semikolon ; oder Komma , als Trennzeichen. Excel-Dateien müsst ihr vorher als CSV speichern.
• Kopfzeile: Die ersten vier Spalten sind EVENT_INVITE_IDENTIFIER, EVENT_IDENTIFIER, FIRST_NAME und LAST_NAME, in dieser Reihenfolge. Die Kopfzeile darf in Anführungszeichen stehen, wenn ihr mit Komma trennt.
• Dateiname: Er muss .csv enthalten. Gut passen Namen wie Einladungen_Schnupperkurs.csv.

Spalten

Jede Zeile braucht eine Kurs-ID und mindestens einen Namen. Ohne Kurs-ID oder ohne Namen wird die Zeile übersprungen.

Beispiel

Die Beispieldatei zeigt die technischen Spaltennamen. Die Anwenderdatei nutzt für E-Mail, Telefon und Website die deutschen Namen und lädt andere Gäste ein.

EVENT_INVITE_IDENTIFIER;EVENT_IDENTIFIER;FIRST_NAME;LAST_NAME;GENDER;MAIN_EMAIL;MAIN_PHONE;MAIN_WEBSITE;MESSAGE
;K-YOGA;Sophie;Gast;weiblich;sophie.gast@example.org;0171 2345678;https://example.org;Schnupperstunde zum Start
;K-YOGA;Tom;Probe;männlich;tom.probe@example.org;;;

Beispieldateien: Einladungen_beispiel_technisch.csv mit den technischen Spaltennamen, Einladungen_beispiel_anwender.csv mit den deutschen Spaltennamen.

Sophie Gast und Tom Probe werden zum Angebot K-YOGA eingeladen. Die Spalte EVENT_INVITE_IDENTIFIER bleibt leer, weil es neue Einladungen sind. Bei Tom fehlen Nachricht, Telefon und Website, das ist erlaubt. Die Anwenderdatei lädt Lena Gast und Paul Probe ein. So bleiben beide Dateien ohne Dublette, wenn ihr sie nacheinander einspielt.

So geht’s

1. Öffnet Einstellungen → Import.
2. Klickt auf Hinzufügen und wählt die Datei aus.
3. Prüft das Protokoll auf Error:-Zeilen. Die Zeilen mit Fehlern stehen darunter als LINE-DATA.

Gut zu wissen

• Jede Zeile legt eine neue Einladung an. Ein zweiter Import derselben Datei erzeugt also keine Dopplungen, weil vynst eine Einladung als Doppel erkennt und überspringt.
• Als Doppel gilt eine Einladung zum selben Angebot mit demselben Vornamen, Nachnamen und Geschlecht. Auch dieselbe E-Mail-Adresse zum selben Namen zählt als Doppel.
• Bestehende Einladungen ändert dieser Import nicht. Wollt ihr eine Einladung ändern, geht das in vynst direkt.
• Die Nachricht und die Kontaktdaten stehen nur in der Einladung. Eine Person wird dadurch nicht im Mitgliederbestand angelegt.

Wenn etwas nicht klappt

Siehe auch

• Angebote und Kurse
• Termine und Zeitpläne
• Import-Überblick
• Technische Dokumentation