Zapier
vynst mit über 7000 Apps verbinden. Trigger bei neuen Personen, Buchungen, Rechnungen oder Türöffnungen, Aktionen und Suchen für alle wichtigen Bereiche, dazu freie API-Aufrufe und KI-Tools.
Stand: Die Zapier-Integration „vynst“ ist entwickelt und getestet, steht aber noch nicht im Zapier-Verzeichnis. Wenn ihr sie vorab nutzen wollt, schreibt dem Support.
Mit Zapier verbindet ihr vynst (inwendo ERP) ohne eigenen Server mit Diensten wie Google Sheets, Slack, Mailchimp, HubSpot oder Microsoft Teams. Die Integration kann im Wesentlichen dasselbe wie der n8n-Node.
Verbinden
- In Zapier bei einem Schritt die App vynst wählen und auf Connect klicken.
- Auf der Anmeldeseite die Adresse eurer Installation eingeben, zum Beispiel
verein.vynst.de. - Mit eurem vynst-Konto anmelden und den Zugriff bestätigen.
Die Anmeldung läuft per OAuth über den vynst-Verbindungsdienst. Zapier bekommt dabei keinen API-Token eurer Installation zu sehen. Wer mehrere Installationen verbunden hat, wählt in jedem Schritt im Feld vynst Installation die richtige aus.
Zapier darf immer nur das, was das angemeldete Konto in vynst darf. Für Trigger braucht das Konto zusätzlich das Recht Webhook (schreiben).
Trigger
Alle Trigger sind sofort: vynst meldet die Änderung per Webhook an Zapier, Zapier fragt nicht regelmäßig nach. Beim Einschalten eines Zaps meldet sich der Trigger bei vynst an, beim Ausschalten wieder ab.
| Trigger | Löst aus, wenn … |
|---|---|
| New Person, Updated Person | eine Person angelegt oder geändert wird |
| New Company | ein Konto oder eine Firma angelegt wird |
| New Booking, Updated Booking | eine Buchung angelegt, geändert oder storniert wird |
| Booking Starts or Ends | eine Buchung ihren Vorlauf, Beginn, ihr Ende oder ihren Nachlauf erreicht (Einstellung integration_booking_timed_events_enabled) |
| New Event Sign-Up | sich jemand zu einer Veranstaltung oder einem Kurs anmeldet |
| New Invoice | eine Rechnung erstellt wird |
| New Ticket, Updated Ticket | ein Ticket angelegt oder geändert wird |
| New Time Entry | eine Zeit erfasst wird |
| New Membership Pause Request | ein Mitglied eine Pause beantragt |
| New Volunteer Hours | Ehrenamtsstunden eingetragen werden |
| New Inventory Loan | ein Gegenstand ausgeliehen wird |
| Door Access | ein Schloss geöffnet, verschlossen oder der Zutritt abgelehnt wird |
| New Check-In | sich jemand auf einer Anwesenheitsliste eincheckt |
| New or Updated Record | ein Datensatz einer frei wählbaren Art angelegt, geändert oder gelöscht wird |
Jedes Ereignis enthält die Art des Datensatzes (iw_entity_short_class), seine ID (iw_entity_id), die Aktion (iw_action) und die Daten (data), wie bei den Webhooks. Bei Door Access und New Check-In kommt mit integration_ha_access_events_enabled eine kurze Zusammenfassung dazu, etwa Name des Schlosses und der Person.
Aktionen und Suchen
Anlegen, ändern und finden (per ID oder Suchtext) könnt ihr Personen, Firmen, Buchungen, Veranstaltungen, Anmeldungen, Tickets, Projekte, Zeiteinträge und Nachrichten. Rechnungen und Angebote lassen sich anlegen und finden. Die Suche liefert das PDF gleich als Datei mit. Für Personen, Firmen und Tickets gibt es „Find or Create“.
Dazu kommen fertige Aktionen für:
| Bereich | Aktionen |
|---|---|
| Benachrichtigungen | Push in die vynst App, E-Mail, Brief, SMS oder WhatsApp an Personen, Firmen oder Teilnehmende einer Veranstaltung |
| Ausleihe | Gegenstand ausgeben, zurücknehmen, verlängern, Ausleihen und Verfügbarkeit finden |
| Zähler und Belegung | Zählerstand setzen, Zähler und Belegung finden |
| Schichten | ein- und ausstempeln, Schichten und Besetzung finden |
| Ehrenamt | Stunden eintragen, bestätigen, ablehnen; Helferschichten anlegen und Helfer zuordnen |
| Mitgliedschaft | Pausenanträge entscheiden und finden |
| Mitgliederversammlung | Teilnehmende einchecken, Versammlungen finden |
| Schlösser | öffnen, verschließen, Zutritt prüfen, Status abfragen |
Ist ein Bereich in vynst ausgeschaltet, nennt die Fehlermeldung den Schalter, zum Beispiel volunteer_hours_enabled.
Alles andere: API Request und KI-Tools
- API Request ruft jeden Endpunkt unter
/api/auf, mit Methode, Pfad, Query und JSON-Body. Damit erreicht ihr alles aus der API-Referenz, auch Löschen. Setzt das bewusst ein. - Run AI Tool und Find With AI Tool führen ein Tool des MCP-Servers aus, zum Beispiel
crm_search_personsoderreport_members. Die Felder des Schritts entstehen aus der Beschreibung des Tools. Welche Tools ihr seht, hängt von Rechten und Einstellungen eurer Installation ab.
Gut zu wissen
- Schleifen: Ein Zap, der auf „Updated Person“ reagiert und dieselbe Person wieder ändert, löst sich selbst erneut aus. Baut in solchen Zaps einen Filter ein.
- Suchen liefern die ersten 25 Treffer. Sucht möglichst genau oder per ID.
- IDs gebt ihr als Zahl ein. Ihr bekommt sie aus einem vorherigen Schritt, etwa einer Suche.
- Eigene Schloss-Steuerung wie beim n8n-Lock-Trigger gibt es in Zapier nicht. Für eigene Schlösser nehmt ihr n8n oder Node-RED.