Abrechnungskonten und Firmen

Legt Abrechnungskonten an oder aktualisiert sie, mit Kontakt, Adresse und Bankdaten für die Lastschrift.

Format

CSV (Komma oder Semikolon), UTF-8

Rechte

Administrator, Kontakte (CRM) schreiben

Beispieldateien

AFS_ACCOUNT_konten_technisch.csv (technische Spaltennamen)
AFS_ACCOUNT_konten_anwender.csv (deutsche Spaltennamen)

Kurz gesagt: Ein Abrechnungskonto ist der Zahler, zum Beispiel eine Familie oder eine Firma. Mit dieser Datei übernehmt ihr die Konten inklusive Bankdaten für die Lastschrift.

Wofür ihr das braucht

Jede Person, die bezahlt, gehört zu einem Konto. Die Konten sind die Grundlage für Rechnungen, Lastschriften und Mitgliedschaften. Importiert sie nach den Personen, damit ihr die Personen danach mit den Konten verknüpfen könnt.

Bevor ihr startet

• Rechte: Ihr braucht das Zugriffsrecht Importe und seid Administrator mit Schreibrecht für Kontakte (CRM).
• Reihenfolge: Erst die Personen importieren, dann die Konten, dann die Verknüpfung.
• Sicherung: Zieht vor dem Import einen Export eurer Konten.

Datei vorbereiten

• Dateiname: Der Name muss AFS_ACCOUNT_ enthalten und mit .csv enden, zum Beispiel AFS_ACCOUNT_konten.csv.
• Kopfzeile: Die erste Zeile enthält die Spaltennamen aus der Tabelle unten.
• Trennzeichen: Komma oder Semikolon, in der ganzen Datei gleich.
• Datum: 01.02.2024 oder 2024-02-01.
• Größe: Ab 4000 Zeilen teilt vynst die Datei in Pakete zu je 1000 Zeilen.

Spalten

Beispiel:

COMPANY_IDENTIFIER;COMPANY_NAME;IMPORT_IDENTIFIER_PREFIX;ADDRESS_STREET;ADDRESS_HOUSE_NUMBER;ADDRESS_CO;ADDRESS_ZIP;ADDRESS_CITY;ADDRESS_ADMIN_LEVEL_1;ADDRESS_COUNTRY;MAIN_EMAIL;SECONDARY_EMAIL;MAIN_PHONE;SECONDARY_PHONE;TERTIARY_PHONE;MAIN_FAX;MAIN_WEBSITE;PAYMENT_OWNER;PAYMENT_IBAN;PAYMENT_BIC;PAYMENT_INSTITUTION;PAYMENT_MANDATE;PAYMENT_MANDATE_SIGN_DATE;PAYMENT_MANDATE_VALID_UNTIL_DATE;PAYMENT_SEPA_ACTIVATE;TAX_NUMBER;VAT_ID;MANUAL_COMPANY_NUMBER;ACCOUNTING_SOFTWARE_NUMBER;NOTE
K-1001;Familie Hartmann;AFS_CSV_;Musterweg;1;;50667;Köln;Nordrhein-Westfalen;DE;lena.hartmann@example.org;;0221 1000001;;;;;Lena Hartmann;DE02120300000000202051;BYLADEM1001;Beispielbank;M-1001;01.01.2020;;ja;;;;;Beispielkonto Familie Hartmann
K-1003;Anna Beispiel;AFS_CSV_;Gartenweg;4;;50668;Köln;Nordrhein-Westfalen;DE;anna.beispiel@example.org;;0221 1000003;0170 1234567;;;;Anna Beispiel;DE02500105170137075030;INGDDEFFXXX;Beispielbank;M-1003;01.01.2021;;ja;;;;;

Beispieldateien: AFS_ACCOUNT_konten_technisch.csv mit den technischen Spaltennamen, AFS_ACCOUNT_konten_anwender.csv mit den deutschen Spaltennamen.

So geht’s

1. Öffnet Einstellungen → Import.
2. Klickt auf Hinzufügen und wählt die Datei aus.
3. Wartet, bis der Eintrag grün oder rot ist.
4. Prüft das Protokoll auf Zeilen mit Error:.
5. Verknüpft danach die Personen mit den Konten, siehe Person mit Konto verknüpfen.

Gut zu wissen

• Erneuter Import: Eine bekannte Kontonummer aktualisiert das Konto. Neue Nummern legen neue Konten an.
• Lastschrift: Die Zahlungsart wird auf Lastschrift gesetzt, wenn SEPA-Lastschrift aktivieren auf ja steht und die Lastschriftdaten vollständig sind.
• Bankname: Ist die IBAN in den hinterlegten Bankdaten bekannt, ergänzt vynst den Namen der Bank.
• Mandatsdatum: Ist ein Mandat gültig bis in der Zukunft und fehlt das Mandatsdatum, übernimmt vynst das Anlagedatum des Kontos.
• Leere Zellen: Bei bestehenden Konten kann eine leere Zelle in einer vorhandenen Spalte den bisherigen Wert leeren. Prüft das im Zweifel mit einer Testdatei.
• Vorsicht bei Bankdaten: Eine Bankverbindung ist Teil des Zahlungsweges. Kontrolliert IBAN und Mandat nach dem Import.

Wenn etwas nicht klappt

Siehe auch

• Personen und Mitglieder
• Person mit Konto verknüpfen
• Allgemeine Anleitung