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Developer

Notizen an Personen

Hängt an bestehende Personen eine Notiz an, ohne die bisherigen Notizen zu verlieren.

Format
CSV (Komma oder Semikolon), UTF-8
Rechte
Administrator, Kontakte (CRM) schreiben
Beispieldatei
notizen-beispiel_technisch.csv (herunterladen)

Kurz gesagt: Ihr schreibt pro Zeile eine Person und einen Notiztext. vynst hängt den Text an die bestehende Notiz an, statt sie zu ersetzen.

Wofür ihr das braucht

Aus dem bisherigen Programm kommen oft Hinweise, die in vynst als Notiz stehen sollen, etwa Zahlungsvereinbarungen oder Besonderheiten. Mit dieser Datei übernehmt ihr viele davon auf einmal.

Bevor ihr startet

  • Rechte: Ihr braucht das Zugriffsrecht Importe und seid Administrator mit Schreibrecht für Kontakte (CRM).
  • Personen: Die Personen müssen schon in vynst sein. Unbekannte Personen werden nur im Protokoll gemeldet.
  • Achtung bei Wiederholung: Wird dieselbe Datei erneut importiert, wird jede Notiz noch einmal angehängt. Importiert jede Datei nur einmal.
  • Sicherung: Zieht vor dem Import einen Export eurer Personen.

Datei vorbereiten

  • Dateiname: Frei wählbar, er muss .csv enden. Erkannt wird die Datei an der Kopfzeile.
  • Kopfzeile: PERSON_IDENTIFIER,PERSON_NOTE. Mit Semikolon statt Komma geht ebenfalls.
  • Trennzeichen: Komma oder Semikolon. Enthält ein Notiztext ein Trennzeichen, setzt den Text in Anführungszeichen "…".

Spalten

Spalte Pflicht Inhalt Beispiel
PERSON_IDENTIFIER ja Personennummer mit Präfix, wie sie in vynst steht, oder die Importierte ID der Person. Eine reine Zahl wird als interne Nummer verstanden. M-1001
PERSON_NOTE ja Notiztext. Eine leere Zelle überspringt die Zeile. Zahlt zum Quartalsanfang

Beispiel:

PERSON_IDENTIFIER;PERSON_NOTE
AFS_CSV_1001;Beitrag jeweils zum Quartalsanfang einziehen
AFS_CSV_1004;Übungsleiterlizenz bis 2027 gültig

Beispieldatei: notizen-beispiel_technisch.csv

So geht’s

  1. Öffnet Einstellungen → Import.
  2. Klickt auf Hinzufügen und wählt die Datei aus.
  3. Wartet, bis der Eintrag grün oder rot ist.
  4. Prüft das Protokoll auf Zeilen mit Error:.
  5. Öffnet einige der Personen und kontrolliert die Notiz.

Gut zu wissen

  • Anhängen: Hat die Person schon eine Notiz, steht der neue Text in einer neuen Zeile darunter. Sonst ist der neue Text die Notiz.
  • Keine Dubletten-Prüfung: Ein zweiter Import derselben Datei hängt die Texte erneut an. Prüft vorher, ob ihr die Datei schon eingespielt habt.
  • Ersetzen statt Anhängen: Soll eine Notiz ersetzt werden, nehmt die Datei Ein Feld bei vielen Personen ändern mit dem Feld Notiz.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung im Protokoll Bedeutung Was tun
Error: skipped missing PERSON_IDENTIFIER Die Personennummer fehlt. Die Zeile steht danach als LINE-DATA. Ergänzen und nur diese Zeile erneut importieren.
Error: person not found Die Person ist mit dieser Nummer nicht zu finden. Die Zeile steht danach als LINE-DATA. Nummer prüfen und nur diese Zeile erneut importieren.
Error: skipped empty line Eine leere Zeile wurde übersprungen. Nichts tun.
Read: N rows So viele Zeilen wurden gelesen. Nichts tun.
Info: split into N files Die Datei wurde in Pakete zu je 500 Zeilen aufgeteilt. Nichts tun.
Error: less then one line Die Datei enthält keine Datenzeilen. Datei und Kopfzeile prüfen.

Siehe auch