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Developer

Kontingente

Einer Person eine feste Anzahl an Anmeldungen für ausgewählte Veranstaltungen schenken oder gutschreiben.

Format
CSV (Semikolon oder Komma)
Rechte
Schreibrecht CRM
Beispieldatei
Kontingente_beispiel_technisch.csv (herunterladen)

Kurz gesagt: Ihr tragt ein, wie viele Anmeldungen eine Person bekommt und für welche Veranstaltungen sie gelten. vynst zieht bei jeder Anmeldung eine davon ab, bis das Kontingent aufgebraucht ist.

Wofür ihr das braucht

Manche Mitglieder bekommen Anmeldungen geschenkt, zum Beispiel als Bonus, als Aktion oder als Ausgleich. Statt jede Anmeldung von Hand freizuschalten, legt ihr ein Kontingent an. Die Person kann sich dann so oft für die passenden Veranstaltungen anmelden, wie das Kontingent es erlaubt.

Bevor ihr startet

  • Ihr braucht das Recht Importe (Menüpunkt Import) und das Schreibrecht CRM.
  • Ein Administratorrecht ist für diesen Import nicht nötig.
  • Die Personen müssen schon in vynst stehen. Die Kennung der Person tragt ihr in die Spalte PERSON_ID ein.
  • Die Veranstaltungen, auf die sich ein Kontingent bezieht, sollten schon importiert sein. Ihre Kennung tragt ihr in BASE_EVENT_ID ein.

Datei vorbereiten

  • Format: CSV mit Semikolon ; oder Komma , als Trennzeichen. Excel-Dateien müsst ihr vorher als CSV speichern.
  • Kopfzeile: Die ersten beiden Spalten sind EVENT_ACCESS_BUDGET_ID und PERSON_ID, in dieser Reihenfolge.
  • Dateiname: Er muss .csv enthalten.
  • Datum: 01.01.2026 oder 2026-01-01.

Spalten

Spalte Pflicht Inhalt Beispiel
EVENT_ACCESS_BUDGET_ID ja (Kopfzeile) Nummer eines bestehenden Kontingents, das geändert werden soll. Für ein neues Kontingent bleibt die Zelle leer. leer
PERSON_ID ja Kennung der Person in vynst 2001
SOURCE_TYPE ja Herkunft des Kontingents. Erlaubt ist nur bonus. bonus
TOTAL_BUDGET ja Anzahl der Anmeldungen, ganze Zahl größer als 0 10
COMPANY_ID Firma, zu der das Kontingent gehört F-17
VALID_FROM Beginn der Gültigkeit. Ist die Zelle leer, gilt ein neues Kontingent ab heute. Ein bestehendes Kontingent behält seinen Beginn. 01.01.2026
VALID_UNTIL Ende der Gültigkeit 31.12.2026
BASE_EVENT_ID Nur für diese Veranstaltung gültig (Kennung des Angebots) K-YOGA
UNIFIED_CATEGORY_ID Nur für Veranstaltungen dieser Sparte gültig FB
EVENT_TYPE Nur für Veranstaltungen dieser Art gültig, als Kennung der Art COURSE
INTERNAL_DESCRIPTION Notiz nur für euch Gutschein Mitgliederaktion

Gilt das Kontingent für alle Veranstaltungen, lasst BASE_EVENT_ID, UNIFIED_CATEGORY_ID und EVENT_TYPE leer.

Beispiel

EVENT_ACCESS_BUDGET_ID;PERSON_ID;SOURCE_TYPE;TOTAL_BUDGET;BASE_EVENT_ID;UNIFIED_CATEGORY_ID;EVENT_TYPE;VALID_FROM;VALID_UNTIL;INTERNAL_DESCRIPTION
;AFS_CSV_1001;bonus;3;K-YOGA;FB;COURSE;01.01.2026;31.12.2026;Probestunden Lena Hartmann
;AFS_CSV_1003;bonus;2;K-YOGA;FB;COURSE;01.01.2026;31.12.2026;Probestunden Anna Beispiel

Beispieldatei: Kontingente_beispiel_technisch.csv

Lena Hartmann und Anna Beispiel erhalten je ein Bonus-Kontingent für K-YOGA. Die Personen finden sich über ihre Importierte ID AFS_CSV_1001 und AFS_CSV_1003. Die Spalte EVENT_ACCESS_BUDGET_ID bleibt leer, damit jede Zeile ein neues Kontingent anlegt. Die Spalten UNIFIED_CATEGORY_ID (FB) und EVENT_TYPE (COURSE) passen zu K-YOGA. Gilt eine Festlegung nicht, zählt nur die erste, hier also die Veranstaltung.

So geht’s

  1. Öffnet Einstellungen → Import.
  2. Klickt auf Hinzufügen und wählt die Datei aus.
  3. Prüft das Protokoll auf Skipped- und Error:-Zeilen.
  4. Kontrolliert danach bei einer Person, ob das Kontingent mit der richtigen Anzahl und Gültigkeit angezeigt wird.

Gut zu wissen

  • Eine Zeile mit einer bekannten Nummer in EVENT_ACCESS_BUDGET_ID ändert das bestehende Kontingent. Die Person und die Herkunft bleiben dabei unverändert. Eine Zeile ohne Nummer oder mit einer unbekannten Nummer legt ein neues Kontingent an.
  • Ein Kontingent wird durch diesen Import nie gelöscht.
  • Unbekannte Kennungen: Ist eine Firma, eine Veranstaltung oder eine Sparte in der Zeile nicht bekannt, überspringt vynst die Zeile mit Error: skipped line …. Es entsteht dann kein Kontingent, das für alle Veranstaltungen gilt. Prüft die Kennungen trotzdem vor dem Import. Eine Art, die es nicht gibt, betrifft keine Veranstaltung. Die Art wird nicht geprüft.
  • Leere Zellen bei COMPANY_ID, VALID_UNTIL, BASE_EVENT_ID, UNIFIED_CATEGORY_ID, EVENT_TYPE und INTERNAL_DESCRIPTION ändern nichts am bestehenden Kontingent.
  • Achtung bei VALID_FROM: Eine leere Zelle setzt den Beginn nur bei neuen Kontingenten auf heute. Bei einem bestehenden Kontingent bleibt der bisherige Beginn.
  • Hat ein Kontingent mehrere Festlegungen, zählt nur die erste: Veranstaltung vor Sparte vor Art. Ohne Festlegung gilt es für alle Veranstaltungen.
  • Ein Kontingent wird bei jeder Anmeldung um eins verbraucht. Die Anzahl der bereits genutzten Anmeldungen ändert der Import nicht.
  • Eine Zeile mit TOTAL_BUDGET = 0 oder ohne Zahl wird übersprungen.
  • Zählung im Protokoll: Die Nummer hinter Line ist die Nummer der Datenzeile, die Kopfzeile zählt nicht mit. Die erste Datenzeile ist also Line 1.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung im Protokoll Bedeutung Was tun
Error: skipped empty line Eine leere Zeile wurde übersprungen. Nichts.
Line 3: Skipped - SOURCE_TYPE must be "bonus", got "…" Die Herkunft ist nicht bonus oder fehlt. In der Spalte SOURCE_TYPE bonus eintragen.
Line 3: Skipped - PERSON_ID is required Die Person fehlt. Die Kennung eintragen.
Line 3: Skipped - TOTAL_BUDGET must be a positive number Die Anzahl fehlt, ist keine Zahl oder ist 0. Eine ganze Zahl größer als 0 eintragen.
Line 3: Skipped - Person with ID "…" not found Die Person kennt vynst nicht. Die Kennung prüfen oder die Person zuerst anlegen.
Error: skipped line 3, company F-17 not found Die Firma ist in vynst nicht bekannt. Die Zeile wurde übersprungen. Firmen-Nummer prüfen, Firma zuerst importieren.
Error: skipped line 3, event K-YOGA not found Die Veranstaltung ist nicht bekannt. Die Zeile wurde übersprungen. Kennung prüfen, Veranstaltung zuerst importieren.
Error: skipped line 3, unified category FB not found Die Sparte ist nicht bekannt. Die Zeile wurde übersprungen. Kennung prüfen, Sparte zuerst importieren.
Processed 12 lines: 8 created, 2 updated, 2 skipped Ergebnis: angelegt, geändert, übersprungen. Die Zeilen mit Skipped und Error: prüfen.
Processed 0 lines: 0 created, 0 updated, 0 skipped Die Datei enthält keine Datenzeile. Prüft, ob die Datei vollständig ist.
FAILED: No matching processor found. Dateiname oder Kopfzeile passen zu keinem Import. Die ersten beiden Spalten und den Dateinamen prüfen.

Siehe auch